Durchgängige Datenprozesse statt Mehrfacherfassung
Medienbrüche in der kaufmännischen Prozesskette — zwischen Warenwirtschaft, Faktura und Buchhaltung — kosten Zeit, erzeugen Abweichungen und verzögern den Abschluss. Wir verbinden Ihre Systeme mit DATEV, sodass Daten dort entstehen, wo sie entstehen, und ohne erneute Erfassung weiterverarbeitet werden.
Digitalisierung und Prozesse · Tax Technology & Process
Anbindung von Vorsystemen
Wir integrieren Warenwirtschafts- und Kassensysteme, Fakturaprogramme, Zahlungsdienstleister und Branchensoftware — je nach System über den Import strukturierter Dateien, über DATEVconnect oder über DATEV Unternehmen online. Am Anfang steht die Prozessaufnahme: Welche Systeme sind im Einsatz, wo entstehen welche Daten, an welcher Stelle bricht der Fluss? Auf dieser Basis priorisieren wir die Automatisierung nach Aufwand und Wirkung.
E-Rechnung
Für die erfassten inländischen B2B-Umsätze dürfen bis Ende 2026 übergangsweise Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden. Bei einem Vorjahresgesamtumsatz bis 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen, insbesondere für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung. Bei ZUGFeRD werden strukturierte Rechnungsdaten in eine PDF-Datei eingebettet.
Die eigentliche Umstellung betrifft den Rechnungsausgang: Rechnungen müssen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden Betroffen sind Fakturasoftware, Stammdaten und der gesamte Rechnungsausgangsprozess. Wir prüfen die Systemfähigkeit und steuern die Umstellung.
GoBD und Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen einen nachvollziehbaren und unveränderbaren Belegfluss. In der Betriebsprüfung wird regelmäßig die Verfahrensdokumentation angefordert; fehlt sie, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stehen — mit dem Risiko von Hinzuschätzungen. Wir erstellen die Verfahrensdokumentation und richten den Belegfluss anforderungskonform ein.
Prozessberatung
Technologie entfaltet ihre Wirkung erst mit klaren Verantwortlichkeiten. Wir definieren die Rollenverteilung zwischen Unternehmen und Kanzlei, verbindliche Liefertermine für Unterlagen und einen Monatsabschluss, der ohne Rückfragen läuft — und früh genug vorliegt, um als Entscheidungsgrundlage zu dienen.
Häufige Fragen
- Ab wann müssen Rechnungen elektronisch ausgestellt werden?
- Ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen. Die Empfangspflicht besteht bereits seit dem 1. Januar 2025. Rechtsgrundlage sind die Übergangsregelungen des Wachstumschancengesetzes.
- Genügt eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?
- Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung erlaubt — etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF erfüllt diese Anforderung nicht, auch nicht bei Versand per E-Mail.
- Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer benötigt sie?
- Sie beschreibt, wie Belege im Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie ist Bestandteil der GoBD-Anforderungen und wird in Betriebsprüfungen regelmäßig angefordert. Betroffen sind grundsätzlich alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unternehmen.
- Lohnt eine Schnittstelle auch bei kleinen Belegmengen?
- Häufig ja — der Nutzen liegt neben der eingesparten Erfassungszeit vor allem in der Fehlervermeidung und der schnelleren Verfügbarkeit der Zahlen. Wir bewerten Ihre konkreten Mengen und geben eine klare Empfehlung, auch wenn sie gegen die Investition ausfällt.